1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

2. Dati Raccolti

2.1 Dati forniti volontariamente

• Dati di registrazione: nome utente, indirizzo email, password (hash crittografico)
• Modulo contatti: nome, cognome, email, azienda/organizzazione, messaggio

2.2 Dati raccolti automaticamente

• Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, data e ora di accesso
• Cookie tecnici: identificativo di sessione per l'autenticazione
• Dati di utilizzo: log delle operazioni effettuate nella piattaforma

2.3 Dati inseriti dall'utente nella piattaforma

I contenuti inseriti dall'utente nella piattaforma DESK OSINT NEWS (documenti nel Vault, Cases, report, query di ricerca) sono dati dell'utente e vengono trattati esclusivamente per fornire il servizio. I dati nel Vault sono protetti da crittografia AES-256-GCM lato client.

3. Finalità e Base Giuridica

Finalità	Base giuridica	Conservazione
Erogazione del servizio e gestione account	Esecuzione contratto (art. 6.1.b GDPR)	Durata dell'account + 30 giorni
Risposta a richieste di contatto	Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)	12 mesi dalla richiesta
Sicurezza e prevenzione abusi	Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)	6 mesi (log di accesso)
Adempimenti fiscali e legali	Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR)	Termini di legge (10 anni)

4. Modalità di Trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti informatici e/o telematici, con logiche organizzative e modalità strettamente correlate alle finalità indicate. I dati sono protetti da misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Crittografia dei dati in transito (TLS/HTTPS)
• Crittografia dei dati sensibili a riposo (AES-256-GCM)
• Controllo degli accessi basato su ruoli
• Backup regolari e procedure di disaster recovery
• Hash delle password con algoritmi sicuri (bcrypt)

5. Comunicazione e Trasferimento dei Dati

I dati personali non vengono venduti, ceduti o comunicati a terzi, salvo:

• Hosting provider: SiteGround (server in UE) per l'erogazione del servizio
• Servizi AI (opzionale): se l'utente utilizza le funzionalità AI, i contenuti vengono inviati ai provider indicati nella sezione 6 secondo le rispettive privacy policy. L'utilizzo delle funzionalità AI è facoltativo
• Autorità competenti: in caso di obbligo di legge

Sono previsti trasferimenti verso Stati Uniti d'America limitatamente ai provider di Intelligenza Artificiale elencati nella sezione 6. Tali trasferimenti avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914) e, ove applicabile, della certificazione EU-US Data Privacy Framework. Nessun altro trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo è previsto.

6. Sistemi di Intelligenza Artificiale

DESK OSINT NEWS integra sistemi di Intelligenza Artificiale per assistere l'utente in attività di analisi, sintesi e ricerca. Ai sensi dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), l'utente è informato che:

• Interazione con sistemi AI: i moduli "AI Chat", "OSINT Assistant" e "Brief automatici" dei monitor tematici (Iran, Ukraine, Balkans, Italy, Crypto, Lebanon, Russia, Albania, DC, Global, NYC) operano tramite modelli di AI generativa di terze parti
• Contenuti generati da AI: i testi prodotti da questi sistemi (analisi, sintesi, brief, raccomandazioni) sono generati artificialmente, possono contenere errori o imprecisioni e devono sempre essere sottoposti a revisione e verifica umana prima di essere utilizzati per finalità decisionali
• Dati inviati ai provider AI: contenuti testuali della conversazione, eventuali allegati, query dell'utente, articoli RSS o estratti web da analizzare. Non vengono inviati dati di autenticazione, password o contenuti del Vault crittografato
• Uso facoltativo: le funzionalità AI sono opzionali e possono essere disattivate dall'amministratore tramite il flag ai_enabled a livello di account utente

6.1 Provider AI utilizzati

Provider	Utilizzo	Sede / Garanzie
Together AI, Inc. (modello MiniMax-M3)	AI Chat, OSINT Assistant	USA — SCC + DPA
Anthropic, PBC (modelli Claude)	Brief automatici dei monitor tematici, GEOINT analysis	USA — SCC + DPA
Google LLC (Gemini, Translate API)	Provider opzionale AI, traduzione keyword feed	USA — DPF + SCC

I contenuti inviati ai provider AI non vengono utilizzati per addestrare modelli in base alle condizioni contrattuali API standard. Per dettagli: Together AI, Anthropic, Google.

6.2 Classificazione del rischio (AI Act)

I sistemi AI utilizzati da DESK OSINT NEWS rientrano nella categoria a rischio limitato ai sensi dell'AI Act, in quanto interagiscono direttamente con persone fisiche (chatbot) e generano contenuto sintetico. Non sono classificati come sistemi ad alto rischio (Allegato III) né come pratiche vietate (art. 5). DESK OSINT NEWS adempie agli obblighi di trasparenza dell'art. 50 mediante:

• Informazione preventiva all'utente al primo utilizzo dei moduli AI
• Marcatura visiva dei contenuti generati da AI (badge "AI-generated", icone, disclaimer testuali)
• Indicazione del modello utilizzato e della data di generazione, ove pertinente

7. Diritti dell'Interessato

In conformità agli artt. 15-22 del GDPR, l'utente ha il diritto di:

• Accesso: ottenere conferma del trattamento e copia dei propri dati
• Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti
• Cancellazione: richiedere la cancellazione dei propri dati
• Limitazione: limitare il trattamento in determinati casi
• Portabilità: ricevere i propri dati in formato strutturato
• Opposizione: opporsi al trattamento basato su legittimo interesse

Per esercitare i propri diritti, contattare: info@proteggimi.com

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

8. Cookie

Per informazioni dettagliate sull'utilizzo dei cookie, consulta la nostra Cookie Policy.

9. Modifiche alla Privacy Policy

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati tramite la piattaforma. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su questa pagina.

1. Data Controller

The Data Controller is:

2. Data Collected

2.1 Data provided voluntarily

• Registration data: username, email address, password (cryptographic hash)
• Contact form: name, surname, email, company/organization, message

2.2 Data collected automatically

• Browsing data: IP address, browser type, operating system, pages visited, date and time of access
• Technical cookies: session identifier for authentication
• Usage data: logs of operations performed on the platform

2.3 User-generated content

Content entered by the user in the DESK OSINT NEWS platform (Vault documents, Cases, reports, search queries) is user data and is processed solely to provide the service. Data in the Vault is protected by client-side AES-256-GCM encryption.

3. Purposes and Legal Basis

Purpose	Legal Basis	Retention
Service provision and account management	Contract performance (Art. 6.1.b GDPR)	Account duration + 30 days
Responding to contact requests	Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR)	12 months from request
Security and abuse prevention	Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR)	6 months (access logs)
Tax and legal compliance	Legal obligation (Art. 6.1.c GDPR)	As required by law (10 years)

4. Data Processing Methods

Personal data is processed using electronic and/or digital tools, with organizational logic and methods strictly related to the stated purposes. Data is protected by adequate technical and organizational security measures, including:

• Encryption of data in transit (TLS/HTTPS)
• Encryption of sensitive data at rest (AES-256-GCM)
• Role-based access control
• Regular backups and disaster recovery procedures
• Password hashing with secure algorithms (bcrypt)

5. Data Sharing and Transfer

Personal data is not sold, transferred, or communicated to third parties, except:

• Hosting provider: SiteGround (EU-based servers) for service delivery
• AI services (optional): if the user uses AI features, content is sent to the providers listed in section 6 according to their respective privacy policies. Use of AI features is optional
• Competent authorities: when required by law

Transfers to the United States of America are limited to the AI providers listed in section 6. Such transfers are based on the Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission (Decision 2021/914) and, where applicable, on certification under the EU-US Data Privacy Framework. No other data transfers outside the European Economic Area are planned.

6. Artificial Intelligence Systems

DESK OSINT NEWS integrates Artificial Intelligence systems to assist the user in analysis, synthesis and research tasks. Pursuant to Art. 50 of Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act), the user is informed that:

• Interaction with AI systems: the "AI Chat", "OSINT Assistant" modules and the automated briefs of the thematic monitors (Iran, Ukraine, Balkans, Italy, Crypto, Lebanon, Russia, Albania, DC, Global, NYC) operate through third-party generative AI models
• AI-generated content: texts produced by these systems (analyses, summaries, briefs, recommendations) are artificially generated, may contain errors or inaccuracies and must always be subject to human review and verification before being used for decision-making purposes
• Data sent to AI providers: textual content of the conversation, any attachments, user queries, RSS articles or web extracts to be analysed. No authentication data, passwords or encrypted Vault content is sent
• Optional use: AI features are optional and can be disabled by the administrator via the ai_enabled flag at the user account level

6.1 AI Providers used

Provider	Use	Location / Safeguards
Together AI, Inc. (MiniMax-M3 model)	AI Chat, OSINT Assistant	USA — SCCs + DPA
Anthropic, PBC (Claude models)	Automated briefs of thematic monitors, GEOINT analysis	USA — SCCs + DPA
Google LLC (Gemini, Translate API)	Optional AI provider, feed keyword translation	USA — DPF + SCCs

Content sent to AI providers is not used to train models under standard API contractual terms. For details: Together AI, Anthropic, Google.

6.2 Risk classification (AI Act)

The AI systems used by DESK OSINT NEWS fall within the limited risk category under the AI Act, as they interact directly with natural persons (chatbots) and generate synthetic content. They are not classified as high-risk systems (Annex III) nor as prohibited practices (Art. 5). DESK OSINT NEWS complies with the transparency obligations of Art. 50 through:

• Prior information to the user upon first use of AI modules
• Visual marking of AI-generated content (badges, icons, textual disclaimers)
• Indication of the model used and generation date, where relevant

7. Data Subject Rights

In accordance with Articles 15-22 of the GDPR, the user has the right to:

• Access: obtain confirmation of processing and a copy of their data
• Rectification: correct inaccurate or incomplete data
• Erasure: request deletion of their data
• Restriction: restrict processing in certain cases
• Portability: receive their data in a structured format
• Objection: object to processing based on legitimate interest

To exercise your rights, contact: info@proteggimi.com

The user also has the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (www.garanteprivacy.it).

8. Cookies

For detailed information on the use of cookies, please see our Cookie Policy.

9. Changes to this Privacy Policy

The Controller reserves the right to make changes to this policy. In the event of substantial changes, users will be informed through the platform. The updated version will always be available on this page.